מדיניות פרטיות לסוכנות תיווך נדל"ן שבנויה על Squarespace

כן, בהחלט. כל טופס שאוסף שם, טלפון או פרטים פיננסיים מחייב יידוע לפי סעיף 11 לחוק הגנת הפרטיות. היידוע צריך לכלול: מהי מטרת האיסוף, האם יש חובה חוקית למסור את הנתונים, ולמי הם עשויים להיות מועברים - כולל Squarespace כספקית התשתית. מספיק טקסט קצר מתחת לטופס שמקשר למדיניות הפרטיות המלאה.

Squarespace שומרת את נתוני הטפסים בפלטפורמה שלה. כמחזיק מאגר, חלה עליך אחריות לוודא שההסכם עם Squarespace (תנאי השירות ונספח עיבוד הנתונים שלהם) עונה על דרישות תקנה 15 בדבר מיקור חוץ. בנוסף, עליך להגדיר כמה זמן שומרים את הלידים בפלטפורמה ולמחוק נתונים שאינם נחוצים עוד - מה שמומלץ לתעד בנוהל פנימי.

פרטים פיננסיים כגון הכנסה חודשית, יכולת מימון ומצב משכנתאי אינם מוגדרים כ'מידע בעל רגישות מיוחדת' לפי סעיף 7 לחוק, אך הם בהחלט מידע אישי שדורש הגנה. בפועל, מאגר שמכיל נתוני רוכשים משלב לעיתים גם מידע על מצב משפחתי, גיל ועוד - שיחד עם הנתונים הפיננסיים מצדיקים סיווג ברמת אבטחה בינונית לפחות, עם כל חובות האבטחה הנלוות.

פרסום שם בעל הנכס, פרטי קשר ישירים או פרטים מזהים אחרים מחייב הסכמה מפורשת של בעל הנכס. כשמקבלים מנדט תיווך, מומלץ לכלול בהסכם סעיף מפורש שמאשר את הפרסום באתר. שימוש בשם חברה בלבד (ולא שם פרטי) בהקשר מסחרי מקטין אך לא מבטל את הסיכון.

לפי פקודת מס הכנסה וחוק מע"מ, חובה לשמור מסמכים פיננסיים - כולל חשבוניות עמלת תיווך - 7 שנים. נתוני לקוח שאינם רלוונטיים לדיווח מס ניתן למחוק מוקדם יותר, ועדיף לקבוע מדיניות שימור מסמכת שתציין בדיוק אילו נתונים נשמרים לכמה זמן ומהי הסיבה.