הצהרת סודיות ושמירה על פרטיות למתנדב/ת

1. הצדדים להסכם

הצהרה זו נערכה בין:

הארגון: (להלן: "הארגון")

לבין:

המתנדב/ת: _______________ ת.ז. _______________ (להלן: "המתנדב")

2. הקדמה

כמתנדב/ת בארגון, ייתכן שתיחשף לאו להיות בקשר עם מידע אישי על תורמים, מתנדבים אחרים, נהנים (מקבלי סיוע), ועובדי הארגון. מידע זה הוא רגיש ומשפטי, ודורש הגנה חזקה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות התשמ"א-1981 (להלן: "התיקון").

הצהרה זו מציבה את המסגרת הברורה לשמירה על פרטיות וסודיות, ומבטיחה שכל המתנדבים מבינים את האחריות שלהם.

3. הגדרות

• "מידע אישי" - כהגדרתו בחוק הגנת הפרטיות: נתונים על שם, כתובת, טלפון, מספר ת.ז., מצב כלכלי, בריאותי, משפחתי, חינוכי, או כל מידע אחר העשוי לזהות אדם או לגרום לו נזק אם יתגלה.
• "מידע בעל רגישות מיוחדת" - מידע על בריאות, נתונים ביומטריים, מידע כלכלי פרטי, או מידע הנוגע לביקורים בבית או חלוקת מזון/סיוע (מידע על אוכלוסיות מוחלשות). הגדרה זו לפי סעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות (כפי שתוקן בתיקון 13). מידע על קטינים אינו "מידע בעל רגישות מיוחדת" כשלעצמו, אך איסופו מחייב זהירות מוגברת - ראו סעיף 7 להלן.
• "מידע פיננסי" - פרטי תרומה, טלפון של תורם, סכום התרומה, ופרטים אחרים הקשורים למימון הארגון.
• "אירוע אבטחה" - חשד או ודאות לגישה לא מורשית למידע, אובדן מידע, הוצאת מידע מהארגון, או כל הפרה אחרת של סודיות או אבטחה.

4. התחייבויות המתנדב

ככיהנך בתפקיד זה, אני מתחייב/ת:

1. סודיות מוחלטת: לא להוציא, להעתיק, להעביר או לשתף כל מידע אישי שהגיע אליי במסגרת ההתנדבות (שמות, טלפונים, מצב כלכלי, רפואי, משפחתי) עם אף גורם חיצוני - לא משפחה, לא חברים, ולא ברשתות חברתיות.
2. שימוש למטרות התנדבות בלבד: להשתמש במידע אך ורק לצורך ביצוע המשימות שהוגדרו לי על ידי הארגון, ובלבד שהמידע נדרש ישירות לתפקיד.
3. הגנה על המידע: לא לשמור מידע אישי על מכשירים אישיים (מחשב, טלפון, טאבלט) ללא אישור מפורש מהארגון. אם מאוד נדרש לשמור מידע כזה - על הקובץ להיות מוגן בסיסמה חזקה.
4. איסור העתקה: לא להעתיק, לצלם, להדפיס, או להוריד מידע אישי רגיש לשום דוא"ל אישי, וואטסאפ אישי, Google Drive אישי, או שירות ענן אחר.
5. סיום הגישה: עם סיום ההתנדבות, להשיב מיד למנהל הארגון את כל המסמכים, הקבצים, או כל קובץ אחר המכיל מידע אישי, ולמחוק כל עותק מהמכשירים האישיים שלי.
6. דיווח על בעיה: להודיע מיד לאחראי/ת בארגון על כל חשד או ודאות לאירוע אבטחה - אובדן מידע, גישה לא מורשית, חשד לדיוג (phishing), או כל סכנה אחרת.

5. מידע בעל רגישות מיוחדת - הגנה מוגברת

אם במסגרת תפקידי אני נחשף למידע בעל רגישות מיוחדת (מידע רפואי, נתונים ביומטריים, מצב כלכלי, או מידע על אוכלוסיות מוחלשות), אני מתחייב בנוסף:

• לעמוד בדרישות הגנה מוגברות: גם גישה אקראית או "סתם" קריאת מידע היא בעיה.
• לא לעזור בהצלחת משימה אם זה דורש ידיעת מידע בעל רגישות מיוחדת שלא נחוץ לי (לדוגמה: אם מחלקים מזון, אני צריך רק שם ופרטי מגורים, לא את התאור המלא של הקושי הכלכלי).
• לא להוציא מידע בעל רגישות מיוחדת גם לאחרי סיום התנדבות, גם לא בשיחה בטלפון או בשיחה קצרה.

6. איסור שימוש בנתונים ללא הרשאה

אני מבין/ה שהמידע שקיבלתי נמסר לי בתוך מסגרת של אמון. משום כך:

• איני רשאי/ת להשתמש במידע לכל מטרה אחרת (מסחר, פנייה ישירה, פיתוח עסקי משלי, מדיה חברתית וכו').
• איני רשאי/ת להעביר את המידע לגורם שלישי ללא אישור כתוב מהארגון.
• אפילו אם קבלתי הרשאה ממישהו בארגון בהטעיה, או בטעות, הדבר לא מהווה הצדקה לשימוש בנתונים לשום מטרה אחרת.

7. מידע של קטינים - הגנה קשוחה

אם הצבור שאני משרת כולל קטינים (מתחת לגיל 18), אני מתחייב/ת:

• לא לצלם או להוציא תמונות של קטינים ללא הסכמה מפורשת של הורה/אפוטרופוס ושל הארגון.
• לא לשמור מידע של קטן (שם, טלפון, כתובת) במכשיר אישי בשום אופן.
• לא להזכיר קטינים בשיחה פומבית או ברשתות חברתיות, גם לא בשמות בדויים.
• לדווח מיד לאחראי אם יש חשש לסכנה או להתעללות בקטין.

8. תוקף ההצהרה

הצהרה זו נכנסת לתוקף ביום חתימתה ותעמוד בתוקפה בכל תקופת ההתנדבות וגם לאחר סיומה בהתאם לחוק הגנת הפרטיות:

• מידע אישי כללי (שם, טלפון) - תקופת ההתנדבות ו-24 חודשים לאחר סיומה.
• מידע בעל רגישות מיוחדת (רפואי, ביומטרי, כלכלי) - ללא הגבלת זמן, בהתאם לדרישות החוק.

9. תרופות ועילות משפטיות

הפרת הצהרה זו עלולה להיות:

• עבירה פלילית: בהתאם לסעיף 16 לחוק הגנת הפרטיות - עד 5 שנות מאסר.
• חבות אזרחית: ארגון רשאי לתבוע פיצויים בגין נזקים ישירים וקוסמטיים שנגרמו מהפרת סודיות.
• עילות משמעתיות: ביטול התנדבות, הודעה לרשויות (במקרים של התעללות או סכנה), או הצעת התנדבות בארגון אחר מסולה.

10. אישור הבנה

אני מצהיר/ה בזאת כי:

1. קראתי את הצהרה זו בעיון ובהבנה מלאה.
2. הבנתי את חובותיי ואת חומרת ההפרות.
3. שאלתי שאלות או בקשתי הבהרה, אם היו לי ספקות.
4. אני מתחייב/ת לעמוד בתנאים המפורטים בהצהרה זו בחופשיות ובהסכמה מלאה.
5. אני מסכים/ה שהארגון רשאי לעדכן או לתקן הצהרה זו בעתיד בהודעה מראש של לפחות שבועיים.

חתימות

הארגון: שם הממנה: שם החותם: _______________ תפקיד: _______________ תאריך: _______________ חתימה: _______________

המתנדב/ת: שם: _______________ ת.ז.: _______________ טלפון: _______________ תאריך: _______________ חתימה: _______________

פרטי קשר לשאלות

לפניות בנושא הצהרה זו או אבטחת מידע בארגון:

פרטי קשר בתהליך עדכון